Chỉ bạn Giải quyết bài toán sell in, sell out cho nhà phân phối

Nội dung bài viết

Đường ra thị trường của sản phẩm trong một kênh phân phối điển hình sẽ là: Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán lẻ – Người tiêu dùng cuối. Như vậy nhà phân phối sẽ đóng vai trò là trung gian giữa nhà sản xuất và điểm bán lẻ. Hoạt động quan trọng nhất và cũng tốn nhiều “chất xám” nhất của nhà phân phối chính là sell in và sell out để cân đối chi phí, tối ưu lợi nhuận.

Hiểu đúng về sell in, sell out nhà phân phối

Sell in nghĩa là bán vào hệ thống phân phối. Sell out là từ hệ thống phân phối bán ra ngoài thị trường. Theo đó, ta có thể hiểu thuật ngữ sell in, sell out nhà phân phối là chỉ hoạt động mua hàng vào từ nhà sản xuất và bán ra cho các đại lý/ điểm bán lẻ.

Bạn đang xem: sale in và sell out là gì

Sell in của nhà phân phối là sell out của nhà sản xuất và sell in của điểm bán chính là sell out nhà phân phối.

Sơ đồ diễn tả sau sẽ giúp bạn dễ hình dung hơn về hoạt động sell in, sell out của hệ thống phân phối

Mô hình 3 cấp NSX – NPP – Điểm bán lẻ, trong đó NPP đóng vai trò là trung gian

Mô tả chi tiết hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối

Hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối diễn ra như thế nào? Đây là câu hỏi của rất nhiều người, thậm chí với cả những người đang làm cùng lĩnh vực đôi khi nhưng cũng chưa thực sự nắm được. Điều này hoàn toàn dễ hiểu bởi hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối diễn ra khá phức tạp và bao gồm nhiều công việc.

1. Sell in

Hoạt động 1: Đặt mua hàng từ nhà sản xuất

Bằng phương thức liên hệ nào đó (phương thức cũ như gặp mặt, gọi điện, nhắn tin; phương thức mới: đặt hàng qua hệ thống phần mềm DMS), nhà phân phối sẽ liên hệ để nêu yêu cầu mua hàng từ nhà sản xuất.
Sau khi đơn mua được nhà sản xuất duyệt, hàng sẽ được vận chuyển đến địa chỉ kho nhà phân phối yêu cầu.
Nhà phân phối kiểm tra số lượng, chất lượng và ký xác nhận đã nhận hàng. Nếu sản phẩm không đạt yêu cầu hoặc có vấn đề phát sinh, nhà phân phối phải tiến hành trả hàng theo quy trình.

Hoạt động 2: Thanh toán và theo dõi chính sách trả thưởng

Kế toán nhà phân phối kiểm tra lại hóa đơn và tính toán lại theo đúng các chính sách trả thưởng đã thỏa thuận với nhà sản xuất. Công việc này đòi hỏi sự chính xác, chuyên nghiệp. Các bản báo cáo chi phí, báo cáo trả thưởng cần rõ ràng minh bạch.

Hoạt động 3: Thống kê số lượng hàng tồn kho

Thủ kho và kế toán nhà phân phối cần quản lý được hàng tồn trong kho. Phân loại hàng tồn theo các tiêu chí: hàng tồn đầu kỳ, tồn trong kỳ, tồn cuối kỳ; theo số lô hoặc date sản phẩm nhập, xuất nhập tồn hàng khuyến mãi,…

2. Sell out

Nên xem: Chia sẻ Email marketing là gì? Hướng dẫn cơ bản về tiếp thị Email mới nhất 2021

Hoạt động sell out của nhà phân phối cần sự tham gia của nhiều bộ phận hơn. Mỗi một bộ phận lại đảm nhiệm công việc riêng của mình và kết hợp nhịp nhàng với nhau tạo ra dòng chảy cho sản phẩm đến tay từng điểm bán lẻ.

Với nhân viên bán hàng ngoài thị trường sẽ có nhiệm vụ đi mở mới điểm bán và chăm sóc các điểm bán cũ. Hoạt động chăm sóc điểm bán sẽ bao gồm 2 công việc chính đó là kiểm tra hàng tồn tại các điểm bán mình phụ trách và lên đơn hàng cho điểm bán.
Với giám sát bán hàng, nhiệm vụ của họ là xây dựng kế hoạch phát triển thị trường, phân tuyến bán hàng, quản lý đội sales, quản lý danh sách điểm bán, quản lý trưng bày, chương trình khuyến mãi, quản lý đơn hàng.
Với kế toán bán hàng sẽ quản lý khách hàng (chính là các điểm bán), xét duyệt đơn hàng/ trả hàng, quản lý trả thưởng, quản lý kho hàng và công nợ điểm bán,…
Người đứng đầu nhà phân phối sẽ là người kiểm soát toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên thị trường và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên.

Quy trình là vậy, nhưng thực tế khi vận hành hệ thống sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh. Nhà phân phối phải tính toán làm sao để tối ưu giá trong suốt khâu nhập hàng (sell in) tới bán hàng (sell out) cho nhà bán lẻ để mức chênh lệch đủ lớn, thu được lợi nhuận tốt.

Quản lý đồng bộ – bài toán lớn của nhà phân phối trong hoạt động sell in, sell out

Công thức tính giá vốn bán hàng cho nhà phân phối:

Giá mua vào từ nhà cung cấp + chi phí vận chuyển, xếp dỡ = Giá vốn bán hàng

Nhiều người khi mới bắt tay vào khởi nghiệp làm nhà phân phối thường chỉ tính Giá bán cuối = Giá vốn + Lợi nhuận mong muốn. Tuy nhiên, họ đã “lãng quên” chi phí vận hành, quản lý hệ thống. Đây mới là khoản chiếm trọng số cao và tiềm ẩn nhiều nguy cơ phát sinh như:

Không quản lý được xuất nhập tồn dẫn đến tình trạng cháy hàng hoặc đọng hàng (phát sinh chi phí bảo quản, đọng vốn). Đặc biệt với mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, không quản lý được lô/ date nên phải bù lỗ.
Không quản lý được đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường. Bên cạnh vấn đề quản lý về thời gian, vị trí làm việc, nhà phân phối còn phải biết cách thiết lập KIPs như một đòn bẩy để thúc đẩy tinh thần làm việc của đội sales.
Không quản lý được các điểm bán nên xảy ra tình trạng bỏ sót điểm bán hoặc data cooking.

Không quản lý được đơn hàng bao gồm đơn đặt, đơn bán hàng, đơn trả hàng; doanh thu, độ phủ đơn hàng theo khu vực,…

Nhìn chung có rất nhiều nghiệp vụ mà admin nhà phân phối cần làm để phục vụ cho hoạt động sell in, sell out diễn ra trôi chảy. Khi ở quy mô nhỏ, mới chỉ làm việc với khoảng 10 – 15 điểm bán, nhà phân phối vẫn có thể quản lý hệ thống theo cách thủ công (bằng giấy tờ, sổ sách, sự hỗ trợ của excel,…). Tuy nhiên, để tối ưu chi phí quản lý vận hành đến mức tối đa, nhiều nhà phân phối hiện nay đã tìm đến sự trợ giúp của công nghệ thông tin, cụ thể là phần mềm DMS – Giải pháp chuyên dành cho Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán.

Phần mềm MobiWork DMS – Giải quyết bài toán sell in, sell out cho nhà phân phối

Khoảng cách ngắn nhất giữa hai điểm là một đường thẳng. Sử dụng phần mềm DMS chính là cách tạo một đường thẳng trực tiếp nối liền nhà sản xuất – nhà phân phối – điểm bán.

Phần mềm MobiWork DMS cho phép quản lý đồng bộ kênh phân phối trên một nền tảng duy nhất:

Quản lý xuất nhập tồn kho nhà sản xuất, nhà phân phối, hàng tồn ngoài thị trường tại các điểm bán.
Quản lý đội ngũ sales đi thị trường: sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng; Quản lý thời gian làm việc, vị trí nhân viên trên map; Thêm mới điểm bán; Quản lý viếng thăm khách hàng, Thiết lập KPIs,…
Quản lý danh sách điểm bán bao gồm cả thông tin điểm bán, lịch sử mua hàng, công nợ.
Quản lý hoạt động bán hàng: Lên đơn hàng bằng di động ngay tại điểm bán, xét duyệt đơn hàng; thiết lập và triển khai CTKM, trưng bày, trả thưởng.
Theo dõi thị phần của từng sản phẩm, ngành hàng so với đối thủ cạnh tranh; độ phủ của điểm bán

Ngoài ra với tính năng Mua hàng mới được cập nhật miễn phí trên phần mềm MobiWork DMS (phiên bản Cloud) sẽ là công cụ đắc lực giúp quản lý hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối.

Xem thêm: Áp dụng phần mềm DMS, nhà phân phối “bị” quản lý hay “được” quản lý?

Tham khảo thêm: Hot Hot [FA/F3: Tóm tắt kiến thức] Lesson 10 – Thuế bán hàng (Sales Tax)

Khi có nhu cầu mua hàng, nhà phân phối tạo yêu cầu mua hàng gửi về kế toán nhà sản xuất. Nhà sản xuất sau khi duyệt đơn sẽ xuất hàng chuyển về kho nhà phân phối. Toàn bộ trạng thái đơn hàng đang ở khâu nào (chờ duyệt, đã duyệt hay nhập kho) sẽ hiển thị trên hệ thống cho phép nhà phân phối theo dõi sát sao.

Tương tự, khi nhà phân phối muốn trả lại hàng đã mua thì chỉ cần tạo phiếu trả hàng trên phần mềm MobiWork DMS và gửi về kế toán nhà sản xuất.

Lợi ích của tính năng Mua hàng đem lại cho nhà phân phối

Rút ngắn thời gian đặt hàng của nhà phân phối, thời gian tiếp nhận và xử lý đơn hàng của kế toán doanh nghiệp sản xuất. Từ đó đẩy nhanh tiến độ của hoạt động sell in.
Tinh gọn và thuận tiện hơn trong quy trình trả lại hàng đã mua. Trên phần mềm nhà phân phối chỉ cần chọn tạo phiếu trả hàng mới hoặc tạo phiếu từ đơn đặt mua hàng.
Làm sáng rõ vị trí của nhà phân phối trong hệ thống. Phân biệt đơn hàng của nhà phân phối sẽ tách riêng được báo cáo sell in, sell out minh bạch hơn.
Biến hoạt động sell in, sell out của nhà phân phối thành 1 quy trình khép kín, chuyên nghiệp và tự động hóa, tiết kiệm nhân lực và tối ưu hiệu quả.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

DÙNG THỬ MIỄN PHÍĐĂNG KÝ DÙNG THỬ Mã giới thiệu

DMS – Home

HỖ TRỢ NHANH

Tổng đài hỗ trợ

1900-400-008

Bộ phận hỗ trợ khách hàng

support@mobiwork.vn

Hotline kinh doanh

090-150-8000

MobiWork luôn cố gắng hiểu bạn hơn