Chia sẻ Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp doanh nghiệp phát triển hơn. Và để tổ chức sự kiện được thành công đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự, kinh nghiệm… Hãy cùng VIETPOWER tìm hiểu về tổ chức sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất thông qua bài viết dưới đây nhé!

Sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn được gọi là event là hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, xã hội… Sự kiện là những hoạt động quy tụ số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm nhất định, thời gian nhất định và truyền đạt một thông điệp cụ thể tạo sự thu hút với đối tượng tham gia.

Bạn đang xem: xây dựng chương trình tổ chức sự kiện là gì

Một số sự kiện quen thuộc trong cuộc sống như: Worl Cup, cuộc thi hoa hậu, hội nghị khách hàng, hội thảo, triển lãm, hội chợ, họp báo ra mắt sản phẩm mới hay gần gũi trong cuộc sống như cưới hỏi, sinh nhật…

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự sự kiện và xã hội. Đồng thời, nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với khách hàng. Chình vì vậy, Event được đánh giá là công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.

Vai trò của tổ chức sự kiện

• Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu, tạo niềm và ấn tượng với khách hàng.
• Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm mục đích quảng bá sản phẩm, giúp khách hàng biết đến những dịch vụ, sản phẩm đang cung cấp.
• Việc tổ chức sự kiện giúp mở rộng số lượng khách hàng, tăng thu, lợi nhuận cho công ty.

Kịch bản tổ chức sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, muốn sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: bao gồm những công việc gì? tiến hành thế nào? nhân sự phụ trách?

Tổ chức sự kiện thành công đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để có kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:

• Loại hình sự kiện muốn tổ chức
• Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
• Đối tượng khách mời tham gia sự kiện
• Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện
• Thời gian tổ chức sự kiện
• Sự kiện được tiến hành như thế nào?

Thông thường kịch bản tổ chức sự kiện thường có 3 phần: Khai mạc, nội dung chính và bế mạc. Nhưng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hấp dẫn cho sự kiện của doanh nghiệp mình hãy tham khảo mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tổng quát của VIETPOWER dưới đây nhé:

► Xem chi tiết: 6+ Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hấp dẫn 2021

Thời lượng Nội dung Thực hiện 30 phút Đón khách, hướng dẫn khách đến khu vực check-in PG/Lễ tân 10 phút Văn nghệ chào mừng Ca sĩ, nhóm nhảy 5 phút Khai mạc, MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu MC 30 phút Triển khai nội dung chính của sự kiện MC 30 phút Khách mời dùng tiệc Phục vụ tiệc 20 phút Văn nghệ, gameshow Ca sĩ, nhóm nhảy /MC 15 phút Chụp ảnh lưu niệm & bế mạc kết thúc chương trình MC

Các loại hình tổ chức sự kiện cơ bản

Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia thành cá loại hình tổ chức sự kiện như:

• Sự kiện doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…
• Sự kiện kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào năm mới…
• Sự kiện giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
• Sự kiện quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện, marketing,…
• Sự kiện thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …

Ý nghĩa của tổ chức sự kiện

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.

Củng cố đồng thời phát triển thương hiệu của doanh nghiệp

Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính làm giúp cho công ty hoặc doanh nghiệp có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng. Nó có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường.

Tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng

Tham khảo thêm: Chỉ bạn Lộ giới là gì? Chỉ giới xây dựng là gì? Điều kiện được bồi thường

Khi đến với bất cứ một sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó. So với việc chỉ xuất hiện trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay khách hàng vừa: “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” để cảm nhận sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.

Tìm kiếm được đối tượng khách hàng tiềm năng

Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp bạn; vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm. Đây cũng là một cách để doanh nghiệp có thể có được những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng những dịch vụ mới chất lượng.

Điểm nhấn trong chiến dịch marketing của công ty

Công ty bạn chưa biết làm thế nào để marketing cho sản phẩm một cách hiệu quả nhất? Với các phương pháp quảng cáo thông thường đã làm bao nhiêu năm nay nhưng có vẻ vẫn chưa hiệu quả thì chắc chắn tổ chức sự kiện sẽ là một điểm nhấn vô cùng ấn tượng và mang lại những kết quả tích cực mà đôi khi bạn không thể ngờ. Đây được đánh giá là một hình thức marketing độc đáo và khác biệt vì nó giúp cho người tham dự sẽ có được những trải nghiệm thực tế với chính những sản phẩm mà công ty cung cấp. Từ đây khách hàng sẽ được củng cố niềm tin cũng như tin tưởng vào doanh nghiệp và sản phẩm của bạn hơn.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng và quyết định sự thành công của một chương trình sự kiện. Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại hình sự kiện lại có quy mô, tính chất, mục đích và vai trò khác nhau. Để có thể tổ chức sự kiện thành công, VietPower xin chia sẻ đến các doanh nghiệp, công ty, tổ chức hay cá nhân những bước cần thiết nhất định cần phải có trong mỗi chương trình sự kiện như sau:

1. Xác định thông tin sự kiện

Xác định thông tin sự kiện rất quan trọng bởi nó quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu và yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải nắm rõ các thông tin cơ bản sau:

• Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện như thế nào?
• Mục tiêu tổ chức sự kiện
• Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
• Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
• Ngân sách tổ chức sự kiện

2. Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng tổ chức sự kiện chính là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Một ý tưởng tổ chức sự kiện mới lạ, thú vị, khác biệt với những thứ cũ nhàm chán sẽ tạo được ấn tượng mạnh mẽ đến khách mời tham gia. Để sự kiện có thể thành công, gây ấn tượng và tiếng vang với khách hàng thì ý tưởng tổ chức sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, nó phải mới mẻ và thu hút người tham gia.

Chắc hẳn bạn cũng không muốn tới một sự kiện nhàm chán khiến bạn chỉ muốn ngủ hay bỏ về đúng không? Và khách mời cũng vậy, hãy khiến cho họ ghi nhớ đến chương trình và thương hiệu của bạn lâu dài hơn bằng những ý tưởng tổ chức sự kiện “độc nhất vô nhị”.

• Ý tưởng tổ chức sự kiện Pool party
• Ý tưởng tổ chức sự kiện tại bãi biển
• Ý tưởng tổ chức sự kiện Lễ trao giải
• Ý tưởng tổ chức sự kiện Dạ tiệc sang trọng
• Ý tưởng tổ chức sự kiện tiệc teabreak
• Ý tưởng tổ chức sự kiện Bữa tiệc ánh sáng
• Ý tưởng tổ chức sự kiện Lễ ra mắt sản phẩm
• Ý tưởng tổ chức sự kiện Ca nhạc
• Ý tưởng tổ chức sự kiện team building kết hợp gala dinner

3. Lên kịch bản chương trình sự kiện

Kịch bản tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố tạo nên thành công của sự kiện, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ. Kịch bản muốn lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những giây phút đầu tiên thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và cách xử lý linh hoạt.

Bên cạnh đó, mỗi loại hình sự kiện sẽ có một mục đích, tính chất khác nhau tương ứng với một kịch bản chương trình khác nhau: kịch bản khai trương, kịch bản ra mắt sản phẩm, kịch bản tổ chức tri ân khách hàng, kịch bản tất niên… nên cần linh hoạt tạo điểm nhấn cho sự kiện đồng thời triển khai công việc theo kế hoạch hiệu quả.

4. Lập bảng phân chia nhân sự

Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả cần có bảng phân công công việc cụ thể với nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bảng phân công nghiêm túc, trách nhiệm như: thiết kế, lắp đặt, kỹ thuật, điều hành, MC,…

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn thực hiện sự kiện

5. Thi công sự kiện trước khi diễn ra

Dựa theo kịch bản tổ chức sự kiện đã xây dựng trước đó, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết và trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót.

Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết bởi mỗi sự kiện sẽ có những hạng mục và trang thiết bị khác nhau:

• Dàn dựng sân khấu
• Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
• Thuê MC, PG, ca sĩ/nhóm nhảy
• Xin giấy phép tổ chức sự kiện
• Gửi thiệp mời đến khách hàng
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện

6. Tiến hành tổ chức sự kiện

• Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
• Khai mạc sự kiện
• Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
• Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện (nếu có)
• Hỗ trợ chức các hoạt động: trò chơi, gameshows, bốc thăm trúng thưởng….

Nên xem: Share Thông tư 18/2019/TT-BXD hướng dẫn quy đổi vốn đầu tư xây dựng

Trong quá trình tiến hành sự kiện cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra. Bước này giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, giảm rủi ro và thành công gây ấn tượng với khách mời. Hoặc nếu trong quá trình thi công, tổ chức sự kiện có xảy ra vấn đề phát sinh có thể xử lý và đưa phương án thay thế kịp thời.

Quy trình tổ chức sự kiện giai đoạn kết thúc sự kiện

7. Kết thúc sự kiện

Sau khi chương trình kết thúc và khách mời đã ra về hết, đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiến hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và bàn giao địa điểm.

8. Quyết toán các chi phí trong và phát sinh khi tổ chức sự kiện

Sau sự kiện, hãy tiến hành quyết toán chi phí cho các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ liên quan, chi phí phát sinh, công tác phí cho nhân sự hỗ trợ sự kiện.

9. Tổng kết, đánh giá, báo cáo và rút kinh nghiệm

Khi sự kiện kết thúc, bạn nên chuẩn bị phiếu đánh giá dành cho những người tham gia sự kiện. Hãy xem xét và tổng kết lại những phản hồi của khách hàng để nắm bắt được những điều đã làm được và chưa làm được. Từ đó đánh giá về mức độ hoàn thành mục tiêu đặt ra cho sự kiện hay không và rút ra kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.

• Bao nhiêu người tham dự sự kiện
• Phản hồi của khách mời sau khi tham dự sự kiện
• Những lỗi mắc phải trong quá trình tổ chức sự kiện từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ hiểu rõ được đầy đủ các bước làm, quá trình thực hiện tổ chức sự kiện để tiến hành sự kiện thành công. Tổ chức sự kiện chức chất lượng đòi hỏi công ty đứng ra tổ chức phải dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn, đưa ra các ý tưởng độc đáo tránh làm sự kiện nhàm chán, trùng lặp. Đưa đến cho khách hàng nhiều lựa chọn khác nhau, tối ưu hóa được ngân sách và nhân lực, thực hiện các kế hoạch đúng tiến trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong quá trình tổ chức sự kiện. Dự báo được những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công đúng với yêu cầu của khách hàng. Tùy vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một công ty hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp.

Viet-Power tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện ngày nay đã trở thành một cơn sốt để các cá nhân, doanh nghiệp, đơn vị có thể quảng bá hình ảnh, thương hiệu của mình tới nhiều quý khách hàng- đối tác hơn nữa. Thế nhưng những sự kiện “nhạt nhòa” không để lại những dư âm, cảm xúc trong lòng người tham dự, không đúng mục tiêu chương trình đặt ra… Thấu hiểu những điều này, chúng tôi luôn nỗ lực để đưa những sự kiện của quý khách hàng vươn xa hơn nữa, gia tăng những lợi ích và xúc tiến các hoạt động kinh doanh.

• UY TÍN, CHUYÊN NGHIỆP
• Ý TƯỞNG SÁNG TẠO
• TRÁCH NHIỆM TỚI CÙNG
• GIÁ CẢ TỐT NHẤT
• DỊCH VỤ ĐA DẠNG
• XỬ LÝ HẬU KỲ NHANH NHẤT

Với những chia sẻ về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên đây, VIETPOWER hi vọng bạn có những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, hình ảnh và tiếp cận gần hơn với khách hàng. Công ty tổ chức sự kiện VIETPOWER là đơn vị cung cấp sự kiện trọn gói, uy tín, chất lượng và chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện chúng tôi luôn đáp ứng yêu cầu của khách hàng, mang đến sự lựa chọn tối ưu và tiết kiệm nhất.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công ty cổ phần Truyền thông và Sự kiện VIETPOWER

Trụ sở chính: Toà Nhà 137A4 Khu ĐTM Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng

Chi nhánh TP.HCM: Tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P.Bến Nghé – Q.1 – TP. HCM

Hotline: 0789277892

Mail: contact@danangchothue.com