Check-in là thủ tục không thể thiếu tại mỗi khách sạn từ cao cấp đến bình dân. Vậy check-in là gì? Quy trình diễn ra như thế nào là đúng chuẩn dành cho nhân viên lễ tân? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Check-in là gì?
Check-in là cụm từ dùng để chỉ quy trình thực hiện việc đăng ký, xác nhận khách lưu trú tại khách sạn. Công việc này thường được thực hiện tại khu vực tiền sảnh và do quầy lễ tân khách sạn đảm nhiệm.
Bạn đang xem: check in khách sạn là gì
Thủ tục check-in tại khách sạn
Thời gian check-in tại khách sạn vào mấy giờ?
Đa phần các cơ sở lưu trú hiện nay thường áp dụng thời gian nhận phòng là 14h chiều. Thời gian lưu trú 1 ngày của khách thuê phòng sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay đến 12 giờ trưa hôm sau.
Tại sao thời gian check-in lại vào lúc 14 giờ?
Có thể thấy, có sự chênh lệch 2 tiếng giữa thời điểm quy định check-in và check-out. Bạn có bao giờ thắc mắc, tại sao lại phát sinh khoảng thời gian check-out và check-in không?
Câu trả lời là vào khung giờ từ 12h – 14h, 2 tiếng đó được khách sạn sử dụng cho hoạt động dọn dẹp, setup phòng để kịp đón khách lưu trú mới. Vào mùa cao điểm, tỷ lệ kín phòng cao, số lượng nhân viên ít so với khối lượng công việc, không đảm bảo tiến độ dọn phòng. Do đó, các khách sạn thường có nhu cầu tuyển dụng nhân viên buồng thời vụ 3 tháng, 6 tháng.
Những điều cần lưu ý khi nhân viên check-in tại khách sạn
– Lịch sự, niềm nở chào đón khách
– Đối xử bình đẳng đối với tất cả đối tượng khách hàng
– Cố gắng ghi nhớ số phòng, tên khách, luôn sử dụng tên khách trong quá trình phục vụ
Xem thêm: Chỉ bạn [TRỌN BỘ] Từ vựng tiếng anh chuyên ngành nhà hàng, khách sạn bạn cần biết
– Tôn trọng khách, tuyệt đối không tranh cãi hay có thái độ thờ ơ
– Có lời xin lỗi nếu khách phải chờ đợi
– Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình giúp đỡ khách
– Trang phục, đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ, nhằm tạo ấn tượng tốt với khách
Quy trình check-in tại khách sạn được thực hiện như thế nào?
Quy trình check-in tại khách sạn
Khi khách bước vào khách sạn, lễ tân sẽ thực hiện quy trình check-in như sau:
Bước 1: Chào khách bằng nụ cười thân thiện, tiếp nhận thông tin từ khách.
Bước 2: Nhân viên hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa, cần hỏi nhu cầu, tư vấn khách dựa vào tình trạng phòng thực tế tại khách sạn để sắp xếp phù hợp.
Bước 3: Thông báo về loại phòng khách ở, giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo.
Bước 4: Khi khách đồng ý, thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng đón khách.
Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng. Yêu cầu khách ký xác nhận đặt phòng.
Tham khảo thêm: Outlet Là Gì? F&B Khách Sạn Có Những Outlet Nào?
Bước 6: Giới thiệu sơ lược về địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh nếu khách yêu cầu.
Bước 7: Lễ tân cần hỏi khách có yêu cầu gì đặc biệt không?
Bước 8: Giao chìa khóa phòng cho khách
Bước 9: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ. Thông báo cho bellman mang hành lý và dẫn khách lên nhận phòng.
Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách lưu trú vào hệ thống khách sạn theo quy định.
Lưu ý về những quy định của khách sạn về check-in sớm
Những quy định về check-in sớm tại khách sạn
Tại mỗi khách sạn sẽ có những quy định, nội quy riêng cho khách lưu trú. Dưới đây là những điều khách lưu trú cũng như lễ tân cần tìm hiểu, tư vấn cho khách khi đặt phòng, hạn chế những phát sinh không đáng có.
Trong trường hợp khách muốn nhận phòng sớm, nếu có phòng trống sẵn, lễ tân có thể tiến hành thủ tục check-in sớm cho khách. Tùy từng khách sạn mà việc check-in sớm có tính phí hay miễn phí. Thông thường, mức tính phí check-in sớm như sau:
– Từ 5h – 9h: 50% giá phòng
– Từ 9h – 14h: 30% giá phòng
Qua bài viết, bạn sẽ thấy quá trình check-in là gì sẽ trở nên đơn giản và rõ ràng hơn. Đây là những thông tin, vấn đề nhất định nhân viên khách sạn cần phải biết và lưu tâm khi làm thủ tục check-in tại khách sạn. Mọi sự tìm hiểu và chuẩn bị chu đáo sẽ giúp bạn có được sự tự tin, hiệu quả làm việc cũng cao hơn.