1. Sales admin là gì?
Vậy Sale Admin là gì? Khi nghe đến Admin, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến các công việc về quản trị, chẳng hạn như việc làm quản trị mạng, quản trị bán hàng, quản trị kinh doanh. Nhưng thực ra Sale Admin được trả lời là Sale Administrator, nghĩa là vị trí trợ lý bán hàng hoặc thư ký bán hàng, nói chung là những người làm những công việc nhỏ giúp những vị trí lớn hơn.
Có thể nói, vị trí này thu hút rất nhiều sự quan tâm của người tìm việc và luôn nằm trong top các trang tìm việc trên mạng xã hội hay các website tuyển dụng Sale Admin. Một trong những lý do giúp mọi người tìm hiểu việc làm Sale Admin là gì và thu hút được nhiều sự chú ý chính là bởi sự nhanh nhẹn, năng động, tạo cơ hội trải nghiệm cho sinh viên và các bạn trẻ. môi trường làm việc chuyên nghiệp, thoải mái và cởi mở.
Bạn đang xem: vị trí sale admin là gì
Ngoài việc xây dựng những kinh nghiệm ban đầu để các bạn sinh viên mới ra trường biết Sale Admin là gì và hiểu rằng đây là vị trí mang đến cho mọi người cơ hội phát triển bản thân vì phải va chạm với nhiều người và tác phong của nhân viên trong quá trình làm việc. Mọi người thường thuê Sale Admin vì nó thường là cầu nối giữa công ty hoặc quản trị viên kinh doanh với khách hàng và người mua. Sale Admin sẽ tiếp nhận các câu hỏi, thắc mắc, phản hồi của khách hàng, sau đó sẽ phản hồi và gửi phản hồi cho khách hàng. Thường những khó khăn với sales admin sẽ là cách sử dụng sản phẩm, dịch vụ, tình trạng giao hàng hoặc đơn giản là các tính năng của sản phẩm mà khách hàng chưa hiểu hết.
Người phù hợp ứng tuyển vào vị trí Sale Admin là cá nhân có kiến thức chi tiết về công việc, hiểu rõ mô tả công việc, nắm rõ các quy trình, thủ tục ở khâu dịch vụ và chăm sóc khách hàng. Ngoài ra, người đó còn cần có kỹ năng thuyết trình và giao tiếp tốt, đồng thời có định hướng rõ ràng và kỹ năng chuyên môn nhất định để có thể tổ chức tốt các hoạt động nhóm.
Xem thêm: Nhân viên Sales là gì?
Xem thêm : Nên làm nghề gì lương cao đúng với nhu cầu tuyển dụng của xã hội
2. Nhiệm vụ chính của Sale Admin trong doanh nghiệp
2.1. Nhận và xử lý đơn hàng
Đơn đặt hàng của khách hàng được gửi đến công ty qua điện thoại, email, đặt hàng qua thư, trên trang web của doanh nghiệp, hoặc đơn đặt hàng được gửi từ đại diện bán hàng hoặc bộ phận bán hàng qua điện thoại của công ty.
Nhiệm vụ của Sale Admin lúc này là kiểm tra tình trạng đơn hàng để đảm bảo khách hàng đã nhập đầy đủ và chính xác thông tin về sản phẩm / dịch vụ mình đã đặt như giá cả, chiết khấu / chiết khấu, số lượng,…
Họ cũng sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc thắc mắc chưa rõ về các đơn hàng liên quan đến sản phẩm / dịch vụ mà công ty cung cấp.
Xem thêm: Sales executive là gì?
2.2. Nhập đơn hàng vào hệ thống
Sau khi xác nhận tính chính xác của đơn hàng, nhân viên Sale Admin trực tiếp nhập đơn hàng vào hệ thống máy tính của công ty để chuyển cho các bộ phận liên quan như sản xuất, kho, xuất hàng, giao hàng để xác nhận xem có đủ hàng hay cần sản xuất, nhập thêm để phát đơn giao hàng.
Dành cho bạn: Vai trò của sales admin bất động sản
Sau đó, nhân viên Sale Admin sẽ kiểm tra tình trạng thanh toán của khách hàng hoặc hạn mức tín dụng với công ty để xuất đơn hàng sản xuất hoặc xuất xưởng. Sale Admin cũng cần kiểm tra thông tin liên hệ chính xác để tiếp khách hàng và cập nhật thông tin nếu có từ khách hàng. Khi đơn hàng hoàn tất, họ sẽ yêu cầu và nhắc bộ phận kế toán lập hóa đơn để gửi cho khách hàng.
2.3. Quản lý thông tin hồ sơ của khách hàng
Mọi thông tin khách hàng đang giao dịch với công ty sẽ được quản lý bởi Sale Admin và cập nhật khi có bất kỳ thay đổi nào. Đồng thời họ cũng sẽ tạo hồ sơ mới cho khách hàng bao gồm chi tiết liên hệ, tên của đại diện quản lý, chi tiết đơn đặt hàng và hóa đơn.
Quản lý chi tiết hồ sơ khách hàng giúp quản trị viên bán hàng cung cấp dữ liệu hữu ích cho các báo cáo bán hàng. Đây là cơ sở để phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch bán hàng hiệu quả và phối hợp với phòng marketing triển khai các chiến dịch marketing hiệu quả.
2.4. Hỗ trợ bán hàng
Admin bán hàng cũng có trách nhiệm thực hiện các yêu cầu thông thường của khách hàng như yêu cầu báo giá hoặc cung cấp cho khách thông tin ngày giao hàng. Việc hỗ trợ này giúp nhân viên kinh doanh không bị ảnh hưởng bởi dư luận để có thể tập trung vào mục tiêu giao dịch của khách hàng và làm cho việc bán hàng hiệu quả hơn.
Xem thêm : Học viện Ngoại giao ra làm gì? Những thông tin cho bạn
3. Mô tả công việc Sale Admin
– Điều phối đơn hàng, giao hàng: Các đơn hàng tổng hợp; theo dõi nhập – xuất – tồn để chủ động mua bán vật tư, nguyên liệu phục vụ sản xuất khi có nhu cầu, theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng tiến độ, lập biên bản giao hàng chính xác cho từng đơn hàng.
– Tiếp nhận mọi phản hồi từ khách hàng / đại lý qua điện thoại, kiểm tra thông tin, gửi báo cáo cho Trưởng phòng / Giám đốc kinh doanh.
– Đảm bảo doanh số: Theo dõi doanh số của từng nhân viên để thúc đẩy nhân viên theo sát tiến độ bán hàng; quản lý và thúc đẩy khách hàng về thời hạn nợ.
– Quản lý và giám sát kế hoạch thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên kinh doanh.
– Quản lý hệ thống thông tin, soạn thảo các văn bản, giấy tờ nội bộ liên quan đến hoạt động của Phòng kinh doanh.
– Quản lý danh sách khách hàng, tổ chức chăm sóc khách hàng; phối hợp và thực hiện các hồ sơ mời thầu.
Dành cho bạn: Tổng hợp 5 điểm khác biệt lớn nhất giữa inbound marketing và outbound marketing là gì?
– Cập nhật số liệu bán hàng, kiểm tra tính xác thực của các báo cáo bán hàng của nhân viên kinh doanh.
– Tổng hợp, phân tích số liệu và lập báo cáo bán hàng theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.
– Tính thưởng cho nhân viên kinh doanh, dự án và cộng tác viên kinh doanh.
– Tổ chức, sắp xếp các hoạt động đào tạo nhân viên kinh doanh của Phòng kinh doanh.
Xem thêm : Học ngôn ngữ Anh ra làm gì – Cơ hội để hội nhập quốc tế rộng mở
4. Những lưu ý hữu ích cho công việc sales admin
– Áp lực của Sale Admin không quá căng thẳng như đối với nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, mọi việc đều cần nỗ lực, đúng chiến lược và phối hợp nhịp nhàng từ cấp cao đến cấp thấp để đạt được hiệu quả công việc tối ưu.
– Cần có kế hoạch triển khai và kiểm soát công nợ của khách hàng một cách hiệu quả để đảm bảo công việc được suôn sẻ. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn cần phải luôn có một khoản nợ sạch hoặc bằng không. Điều quan trọng là bạn phải luôn giữ hạn mức tín dụng của khách hàng và báo cáo kịp thời với cấp trên khi có những tình huống ngoài kế hoạch ngoài tầm xử lý của bạn.
– Luôn có thái độ đúng mực, tôn trọng, lắng nghe khách hàng và luôn kiềm chế cảm xúc của bản thân trước những yêu cầu từ khách hàng. Giám đốc bán hàng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng tốt với công ty và có khả năng duy trì mối quan hệ kinh doanh hiệu quả với khách hàng. Vì vậy, luôn tìm ra nguyên nhân và làm rõ những thắc mắc từ khách hàng là điều Sale Admin cần làm.
– Xây dựng các mối quan hệ tốt trong công ty để bạn có thể nhận được sự phối hợp và giúp đỡ thiết thực từ các bộ phận trong công việc. Hãy luôn tâm niệm rằng mọi việc cần làm đều phải có kết quả tốt, đóng góp vào sự phát triển và thành công chung của công ty cũng như mang lại lợi ích cho bản thân, vì vậy hãy hòa đồng và phối hợp nhịp nhàng tốt hơn là không nên gây ra sự thù địch.
– Luôn cẩn thận trong việc kiểm tra và xử lý các giấy tờ cần thiết trong công việc đảm bảo không để xảy ra sai sót, phải làm đi làm lại nhiều lần gây mất thời gian, công sức, ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. Nhằm thể hiện sự chuyên nghiệp nhất trong mắt khách hàng.
Tóm lại, đây là bản mô tả chi tiết công việc của sales admin. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho bạn theo đuổi công việc đầy thú vị này. Ứng viên truy cập vào website danangchothue.com để không bỏ lỡ những tin tức tuyển dụng mới nhất và tham khảo các mẫu CV ứng tuyển việc làm đẹp nhất, mới nhất.