Chỉ bạn Tổng quan nghề điều hành Tour – Kiến thức bỏ túi cho những người trẻ đam mê theo đuổi

Điều hành tour là một trong những vị trí việc làm quan trọng và rất “HOT” trong ngành du lịch. Vậy bạn đã biết điều hành tour thực chất là gì? Công việc cụ thể sẽ phải làm là gì? Những kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu với danangchothue.com qua bài viết sau nhé

Nội Dung Chính

Bạn đang xem: nhân viên điều hành tour là gì

Điều hành tour là gì?

Nếu bạn đã từng lướt qua cụm từ “tour operator” và thắc mắc nó có ý nghĩa gì. Thì đây là đáp án dành cho bạn. Tour operator là tên gọi tiếng anh của nghề điều hành tour du lịch. Thuật ngữ này dùng để chỉ những người tham gia vào việc trực tiếp lên kế hoạch tổ chức và điều hành các chuyến du lịch. Tour du lịch được hiểu là những chuyến tham quan, nghỉ dưỡng, du lịch khám phá trong và ngoài nước.

Công việc chính của người điều hành tour là gì? Họ sẽ luôn có mặt trong mọi công đoạn, quy trình. Từ việc di chuyển, thủ tục nhập cảnh cho đến điểm vui chơi, nghỉ ngơi, ăn uống,… để có thể đảm bảo tour được diễn ra xuyên suốt và an toàn.

Vai trò của nhân viên điều hành tour rất quan trọng. Mang tính quyết định đến sự thành công của dịch vụ du lịch. Bởi vậy, công việc điều hành du lịch đòi hỏi các nhân sự cần có hiểu biết sâu sắc về văn hóa, đời sống và nhiều kỹ năng cần thiết.

Mô tả công việc điều hành tour

Nhân viên điều hành tour bên cạnh việc trực tiếp lên kế hoạch du lịch, còn chịu trách nhiệm giúp các thành viên trong đoàn xử lý các vấn đề phát sinh. Cụ thể, công việc của họ sẽ bao gồm:

• Thiết kế kế hoạch du lịch, tham quan, nghỉ dưỡng tại nhiều địa điểm khác nhau
• Khảo sát thị trường du lịch.
• Đi thực địa để khảo sát điểm đến.
• Trực tiếp làm việc với các đại lý bán vé máy bay, tàu, xe và đại diện nhà hàng, khách sạn.
• Thực hiện việc đàm phán mức giá và chất lượng các dịch vụ phù hợp nhất
• Trực tiếp giao dịch, giới thiệu, tư vấn và thỏa thuận với khách hàng.
• Quan sát, quản lý nhóm du khách để đảm bảo chuyến đi thành công tốt đẹp.
• Linh động giải quyết những tình huống và sự cố bất ngờ.
• Thường xuyên tích lũy kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế để trau dồi bản thân.
• Lập thống kê chi tiết để báo cáo lên lãnh đạo, rút ra kinh nghiệm để sửa đổi và cải thiện.

Quy trình điều hành tour để “bỏ túi” một chuyến đi hoàn hảo

Chuẩn bị tour

Các công đoạn cần để chuẩn bị trước cho mỗi tour. Luôn đóng vai trò quan trọng trong việc lên kế hoạch xây dựng chương trình tour. Muốn thực hiện và điều hành một cách tốt nhất, thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Các bước chuẩn bị phải được thực hiện thật kỹ lưỡng. Ngoài việc lên lịch trình rõ ràng. Mỗi nhân viên điều hành cần tiến hành những công việc sau:

• Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục và giấy tờ cần thiết
• Lập danh sách bảo hiểm để đề phòng rủi ro và những tình huống bất ngờ (ví dụ: tai nạn, thời tiết xấu, chuyến bay delay…)
• Sắp xếp điểm đón và trả khách du lịch
• Chuẩn bị xe cộ với đầy đủ thông tin về thời gian đi lại, số điện thoại liên lạc hãng xe,…
• Chuẩn bị phiếu thanh toán tạm ứng, chứng từ dịch vụ, bảng xác nhận dịch vụ…
• Lập các hợp đồng liên quan
• Liên hệ kỹ với bên dịch vụ ăn uống, khách sạn, điểm vui chơi,…

Thực hiện tour

Người điều hành phải luôn theo sát mọi hoạt động của tour du lịch. Để kịp thời xử lý ngay các vấn đề liên quan, đảm bảo mọi việc đều diễn ra suôn sẻ. Đem lại sự an toàn và hài lòng cho khách hàng.

Đề xuất riêng cho bạn: Sale tour là gì? Kỹ năng sale tour cần phải có trong ngành du lịch

Nhân viên điều hành cần ghi nhớ và để tâm đến một số vấn đề sau:

• Kiểm tra lại mọi thông tin liên quan trước giờ khởi hành 4 tiếng
• Kiểm tra lại các thủ tục tạm ứng
• Theo dõi quá trình tour diễn ra
• Hỗ trợ giải quyết các trường hợp cấp bách
• Làm việc với hướng dẫn viên du lịch
• Dự tính hoạch thay thế trong trường hợp phát sinh sự cố

Tập hợp và báo cáo

Kết thúc mỗi tour, nhân viên điều hành phải làm báo cáo gửi đến cấp trên. Về các nội dung liên quan đến tài chính và mức độ hài lòng, phản hồi của khách hàng. Từ nội dung mà bạn đã báo cáo, quản lý sẽ có những lời khuyên và chỉ đạo mới dành cho bạn.

• Sau khi kết thúc hành trình du lịch, nhân viên điều hành tour cần:
• Lập bảng tổng kết chuyến đi, liệt kê các địa điểm đã đến và chi phí thực tế
• Thực hiện quyết toán với kế toán theo bảng chi phí đã kê khai
• Lập bảng thu thập phản hồi của khách hàng
• Làm nhật ký tour

Kỹ năng cần có của một nhân viên điều hành tour

Để trở thành một nhân viên điều hành tour lành nghề, cần có kiến thức nền tốt về văn hóa, lịch sử, địa lý,… Nhân viên điều hành tour còn phải thành thạo ngoại ngữ. Đặc biệt là những ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh, tiếng Hàn và tiềng Trung. Cùng với đó là kỹ năng mềm linh động

Dưới đây là một số kỹ năng khác mà nhân viên điều hành cần sở hữu:

Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng giao tiếp là yêu cầu rất cần thiết và gần như bắt buộc đối với những người làm trong ngành du lịch. Người điều hành tour trực tiếp làm việc với các khách du lịch, các đối tác, nhà cung cấp dịch vụ, thuyết phục, thỏa thuận và ký kết các hợp đồng cho công ty. Kỹ năng sử dụng ngôn từ khéo léo sẽ giúp họ truyền đạt những thông tin về tour du lịch và chất lượng dịch vụ cho khách hàng được rõ ràng, dễ hiểu hơn. Qua đó, thuyết phục họ lựa chọn dịch vụ, sản phẩm du lịch mà công ty cung cấp.

Khả năng giao tiếp linh hoạt cũng giúp khách hàng cảm nhận được sự thiện cảm, tin tưởng vào nhân viên điều hành. Có thể tạo dựng mối quan hệ tốt, lâu dài trong việc xây dựng và duy trì khối khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng. Mang lại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Không chỉ giao tiếp với khách hàng, điều hành tour còn cần phải trao đổi, liên hệ, hợp tác với các bộ phận khác như hướng dẫn viên, travel agent…để tổ chức tour du lịch một cách tốt nhất.

Kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề

Người điều hành tour hàng ngày luôn phải đối mặt với khối lượng lớn công việc. Bên cạnh đó, còn phải trực tiếp tham gia giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình dẫn đoàn. Vì vậy, điều hành tour cần phải có khả năng đánh giá, nhìn nhận và xử lý kịp thời các vấn đề.

Xem thêm: Loại hình, thủ tục, địa điểm phổ biến bằng tiếng anh khi đi du lịch

Khi đối mặt với các trường hợp khách hàng phàn nàn, khiếu nại về các tour và dịch vụ du lịch. Những lúc như vậy, người điều hành tour cũng phải biết cách và có hướng giải quyết sao cho thật ổn thỏa. Không làm ảnh hưởng đến khách hàng và uy tín của công ty.

Khả năng ngoại ngữ

Ngành du lịch không chỉ đón tiếp khách nội địa mà còn có cả các du khách nước ngoài. Với những nhân viên thường xuyên tiếp đón và dẫn đoàn cho du khách nước ngoài. Khả năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ đóng vai trò quan trọng. Giúp đảm nhận được công việc này và duy trì nó lâu dài.

Khả năng chịu được những áp lực công việc

Với khối lượng công việc “khổng lồ” của nghề điều hành tour. Áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi. Những vấn đề, tình huống phát sinh cần xử lý rất nhiều. Đòi hỏi họ phải luôn bình tĩnh để xử lý tốt mọi vấn đề phải đối mặt hàng hàng. Phân bổ công việc cho từng bộ phận một cách hợp lý, khoa học. Xác định các vấn đề trọng tâm trước mắt cần tháo gỡ. Để tránh tình trạng chồng chéo công việc. Quản lý công việc theo hệ thống khoa học, giúp bạn giảm tải được áp lực công việc.

Mức lương của nhân viên điều hành tour cao không?

Nhân viên điều hành tour hiện nay là nghề đem lại thu nhập khá cao. Mức lương tại thị trường việc làm Bình Dương hiện nay dao động từ khoảng 7 – 10 triệu đồng. Mức lương có thể còn cao hơn tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của người lao động. Đặc biệt, khi điều hành tour nước ngoài, bạn sẽ có thể nhận được thêm một khoản tiền thưởng. Được gọi là tiền Tip từ khách hàng để khích lệ cho dịch vụ tốt. Nhìn chung, bạn càng điều hành nhiều tour thì mức lương và mức chiết khấu lương càng cao.

Tìm việc làm điều hành tour ở đâu?

Nghề điều hành tour từ lâu đã thu hút rất nhiều sự quan tâm của người lao động. Cơ hội việc làm vô cùng rộng mở với những mức thu nhập hấp dẫn và đầy hứa hẹn dành. Bên cạnh đó, tham gia nghề nghiệp này, bạn sẽ còn được đi tham quan và du lịch nhiều nơi.

Có thể ứng tuyển vị trí điều hành tour tại các công ty cung cấp dịch vụ du lịch. Nếu bạn làm việc chăm chỉ và rèn luyện kỹ năng chuyên môn vững vàng. Bạn hoàn toàn có thể thăng tiến vị trí quản lý hoặc Giám đốc.

Một số yêu cầu công việc thường được đưa ra từ các nhà tuyển dụng mà danangchothue.com đã tổng hợp. Bạn có thể tham khảo để xem bản thân phù hợp với nghề này hay không:

• Nam/ nữ từ 18 đến 35 tuổi
• Trình độ học vấn từ Cao đẳng trở lên ở chuyên ngành du lịch, văn hóa
• Trình độ ngoại ngữ tốt, tiếng Anh bằng B trở lên
• Kinh nghiệm từ 1 năm trở lên ở vị trí tương đương
• Sức khỏe tốt, chịu được áp lực cao

Kết luận

Những thông tin trên đã phần nào khái quát được cái nhìn tổng quan về nghề điều hành tour. Hy vọng đã giúp bạn có thể hiểu rõ điều hành tour là gì. Phác họa rõ hơn những công việc và phẩm chất cần trau dồi cho nghề này. Qua đó nhanh chóng tìm được việc làm ưng ý. Chúc bạn sớm thành công với những lựa chọn nghề nghiệp của mình nhé!