PMS là gì? Tính năng của PMS trong quản lý khách sạn.

Sự phát triển của công nghệ số tạo ra các công cụ hữu ích giúp cho con người có thể dễ dàng hơn trong công tác quản lý, vận hành, sử dụng. Với mỗi ngành nghề, lĩnh vực khác nhau sẽ cho ra đời những sản phẩm hỗ trợ để quản lý, vận hành và sử dụng chúng một cách hoàn hảo nhất.

Thật vậy, đối với ngành công nghiệp khách sạn, việc có thể vận hành và quản lý chúng thực sự là một bài toán nan giải. Nắm bắt được nhu cầu cùng với sự phát triển công nghệ số, các phần mềm quản lý khách sạn ra đời, giúp cho những nhà quản lý có thể vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách nhanh, gọn, chính xác, tiết kiệm nhất đem lại hiệu quả cao nhất.

Bạn đang xem: pms trong khách sạn là gì

Vậy PMS là gì? Lợi ích khi sử dụng PMS trong quản lý khách sạn là gì? Hãy cùng ezCloud tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây.

1. PMS là gì?

PMS là viết tắt của Property Managmement System. Đây là từ chỉ phần mềm quản lý khách sạn. Thông qua hệ thống quản lý, các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

PMS cung cấp được cài đặt vào hệ thống máy chủ, máy trạm của khách sạn. Tại đây, PMS sẽ lên lịch, thực hiện các chức năng và giao dịch hàng ngày liên quan đến khách lưu trú, lưu trữ hồ sơ khách hàng trên máy chủ. Hiện nay, PMS còn giúp cho ngành khách sạn tăng hiệu quả kinh doanh đáng kể. Ngoài ra, PMS có thể tùy chỉnh theo quy mô của từng nhu cầu quản lý của khách sạn để khách sạn dễ dàng hoạt động và thực hiện thao tác.

2. Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – PMS

Với sự mở rộng quy mô cả về số lượng lẫn chất lượng của các dịch vụ khách sạn, nó đòi hỏi các nhà quản lý cần phải có những phương pháp, phương thức để quản lý chúng sao cho hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí nhất. Phần mềm quản lý dành cho khách sạn là sự tích hợp của nhiều chức năng khác nhau để phục vụ cho các khía cạnh công việc khác nhau của nhà quản lý như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán, thu – chi trong khách sạn,… giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý khách sạn còn giúp khách sạn tránh thất thoát tài sản, giúp cho khách sạn đơn giản hóa việc quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống. Ngoài ra, phầm mềm quản lý khách sạn giúp khách sạn kinh doanh hiệu quả khi tích hợp với nhiều hệ thống quản lý.

Hiện nay, có 2 loại phần mềm quản lý khách sạn PMS:

• Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Loại phần mềm này lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Tuy nhiên, khách sạn cần phải duy trì một đội ngũ IT để vận hành và bảo trì hệ thống.
• Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Đây thực sự là một giải pháp nhanh chóng và tiết kiệm chi phí bởi vì khách sạn không cần đầu tư phần cứng và đội ngũ nhân viên IT mà chỉ cần trả tiền theo gói dịch vụ đã chọn. Vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập bằng bất cứ thiết bị nào, ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet. Tính năng này cho phép bạn có thể quản lý khách sạn từ xa, ví dụ như khi đi công tác.

Nhìn chung, hiện nay đa số các khách sạn đều chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý khách sạn dựa trên công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của nó so với phần mềm quản lý truyền thống.

Xem thêm: Tại sao khách sạn quy mô càng lớn càng cần phần mềm quản lý khách sạn?

Những lợi ích phần mềm quản lý khách sạn đem lại cho chủ khách sạn

Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

3. Những tính năng của PMS trong quản lý khách sạn

a. Quản lý từ xa, dễ dàng, hiệu quả

Là một nhà quản lý bạn luôn đau đầu với việc quản lý khách sạn sao cho hiệu quả và sát sao nhất. Tuy nhiên, với công việc bận rộn, phải quản lý các chuỗi khách sạn thì việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng khách sạn là điều không tưởng đối với những nhà quản lý. Chính vì nhu cầu cấp thiết đó, phần mềm quản lý khách sạn ra đời để giúp những nhà quản lý giải toán được bài toán khó trên.

Xem thêm: Chỉ bạn Tiếng Anh lễ tân khách sạn từ A đến Z

Nhờ việc áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào quản lý kinh doanh khách sạn, những nhà quản lý giờ đây có thể truy cập phần mềm ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị điện tử thông mình nào chỉ cần kết nối internet. Ngoài ra, ở một số phần mềm còn có một ứng dụng di động dành cho nhà quản lý. Ứng dụng này sẽ báo về máy nhà quản lý mọi giao dịch tại khách sạn.

Sự tiện dụng của phần mềm quản lý khách sạn còn cho phép bạn có thể quản lý khách sạn từ xa. Dù không có mặt trực tiếp ở khách sạn 24/24, bạn vẫn có thể nắm bắt được mọi hoạt động diễn ra hàng ngày tại khách sạn.

b. Độ chính xác cao

Cách làm việc, tính toán thủ công vào mùa cao điểm du lịch, số lượng khách lẻ, khách đoàn tăng cao khiến cho nhân viên của bạn tính toán sổ sách bị sai sót, nhần lẫn,… thậm chí nhân viên cũng không thể nắm bắt được chính xác số lượng khách là bao nhiêu, và bạn cũng khó kiểm soát được hoạt động của nhân viên. Chính những điều này trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.

Tuy nhiên, với phần mềm quản lý khách sạn, sẽ giúp bạn tính toán chính xác cụ thể doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách ra vào khách sạn đặc biệt là vào mùa cao điểm du lịch. Bạn cũng không lo nhân viên làm thâm hụt doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.

c. Tiết kiệm thời gian, rút ngắn ngân sách

Phần mềm quản lý khách sạn ra đời giúp cho những nhà quản lý tiết kiệm được thời gian cũng như rút ngắn nguồn ngân sách đáng kể. Thay vì phải tính toán, ghi chép sổ sách bằng tay, làm việc trên Excel để tính toán… khiến khách sạn tốn nhiều thời gian và nguồn nhân lực vào công đoạn này.

Với phần mềm, mọi tính toán đều trở nên dễ dàng và tối ưu hơn. Giúp bạn tiết kiệm được thời gian cũng như công sức và tiền bạn. Phần mềm quản lý khách sạn hiện nay còn thích hợp với các loại mô hình khách sạn: nhà nghỉ, homestay,… cho đến quy mô khách sạn từ 0-5 sao.

d. Dữ liệu đồng bộ

Với phần mềm quản lý khách sạn, các thông tin về nhân viên, khách sạn, khách hàng,.. đều được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống phần mềm. Bất cứ khi nào bạn có nhu cầu xuất dữ liệu bạn đều được phần mềm đáp ứng một cách đầy đủ, chính xác.

e. Giao diện bắt mắt, dễ dàng sử dụng

Các phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đều được thiết kế bắt mắt, các tính năng ưu việt, dễ dàng sử dụng, thao tác trên các thiết bị điện tử thông minh: điện thoại, laptop,… chỉ cần kết nối internet: wifi, 3G.

Xem thêm: Phần mềm quản lý khách sạn có những ưu điểm gì?

5 tính năng quan trọng của một phần mềm quản lý khách sạn

4. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Với sự tiện dụng, dễ dàng sử dụng chi phí hợp lý phần mềm quản lý khách sạn hiện nay đang trở nên nở rộ hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, viêc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với tiêu chí, nhu cầu, yêu cầu của mỗi khách sạn lại trở nên khó khăn hơn bao giờ hết trước ma trận phần mềm khách sạn. Nếu bạn là một nhà quản lý khách sạn, bạn nên cân nhắc và lưu ý những điều sau đây để lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn phù hợp nhé.

Xem thêm: General Manager là gì? Mô tả công việc và mức lương General Manager trong khách sạn

Xem thêm: 7 câu hỏi cần giải đáp khi lựa chọn một phần mềm quản lý khách sạn.

Những điều cần biết khi mua phần mềm quản lý khách sạn

5 Tiêu chí để lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

4 điều cần cân nhắc trước khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Tuyệt chiêu giúp bạn lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất

a. Chi phí

Chi phí là điều đầu tiên mà khách sạn và những nhà quản lý quan tâm để sử dụng và duy trì phần mềm quản lý khách sạn. Tùy thuộc vào quy mô, loại hình khách sạn sẽ có những phần mềm phù hợp và giá cả đa dạng. Tuy nhiên, đừng vì “ham rẻ” mà lựa chọn những phần mềm ít chức năng, kém linh hoạt điều này chỉ gây tốn kém chi phí cho khách sạn của bạn mà thôi. Ngoài ra, cũng đừng vì ” đắt sắt ra miếng” mà lựa chọn phần mềm không phù hợp với quy mô, loại hình khách sạn và nguồn ngân sách eo hẹp.

b. Giao diện

Sự tương thích về giao diện là một trong những yếu tố quan trọng giúp chủ khách sạn quyết định việc lựa chọn phần mềm. Sự tương thích trong giao diện ở đây đó chính là phần mềm quản lý khách sạn khi cài đặt phải tương thích với trình duyệt, nó phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc đó là một nền tảng ứng dụng độc lập.

c. Ngôn ngữ

Với xu hướng lên ngôi đặt phòng trực tuyến trên website khách sạn, bạn phải chắc chắn rằng phần mềm quản lý khách sạn bạn sử dụng phải có tối đa 2 ngôn ngữ. Điều này, mang đến sự trải nghiệm chuyên nghiệp, dễ dàng và hiện đại dành cho khách hàng ở nước ngoài muốn đặt phòng tại khách sạn của bạn.

d. Dễ sử dụng

Một điều quan trọng không kém để lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đó lại phần mềm đó không chỉ dễ dàng cài đặt, dễ hoạt động và nó còn phải dễ sử dụng nữa. Một sản phẩm phần mềm dễ dàng sử dụng sẽ khiến cho không chỉ bạn mà nhân viên của bạn cảm thấy hài lòng và phục vụ công việc một cách hiệu quả và năng suất cao nhất.

e. Tính năng

Khi bạn đã tìm đến công cụ hỗ trợ là phần mềm quản lý khách sạn tức là bạn mong muốn vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách bài bản và quy mô nhất. Vì vậy, việc tìm hiểu lựa chọn những phần mềm có nhiều tính năng: kế toán, nhà hàng, lễ tân,… sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành của bạn trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao.

f. Nhà cung cấp

Việc tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn cũng sẽ đem lại nhiều lợi ích dành cho khách sạn của bạn. Việc nhà cung cấp có tên tuổi, vị trí cao trên thị trường, được nhiều khách sạn sử dụng sẽ là một phần mềm tốt. Ngoài ra, một phần mềm tích hợp với nhiều tính năng sẽ giúp cho khách sạn hoạt động hiệu quả nhất và tối đa được doanh thu.

Xem thêm: 5 lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Với tất cả những tính năng và sự cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn trên, cùng với việc nắm bắt kỳ vọng về phần mềm quản lý tốt nhất, hiệu quả nhất để kinh doanh và quản lý khách sạn của khách hàng. ezCloud cho ra mắt sản phẩm ezCloudhotel thích hợp với mô hình khách sạn từ 0 – 2*, và sản phẩm ezFolio với mô hình khách sạn 3 – 5*. Với sự vượt trội, đa dạng về mô hình khách sạn, những tính năng linh hoạt, công cụ hỗ trợ quản lý khách sạn toàn diện nhất của hai phần mềm trên, chắc chắn sẽ làm hài lòng những vị khách khó tính nhất.

ezCloud hy vọng rằng những chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp cho những nhà quản lý, người chủ khách sạn có cái nhìn trực diện và rõ nét nhất về PMS. Để từ đó, sẽ lựa chọn được cho khách sạn của mình phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, giúp tối đa hóa doanh thu, và quản lý khách sạn của bạn thực sự hiệu quả.