Lễ tân văn phòng (hay còn gọi là trợ lý hành chính) là người thực hiện nhiều công việc hành chính khác nhau như trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng. Công việc thường được thực hiện tại khu vực chờ đợi như tiền sảnh hoặc quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân thường là nhân viên đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc. Họ có trách nhiệm tạo ra ấn tượng tốt ban đầu cho công ty hay tổ chức, góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho công ty trong mắt khách hàng.
Nhân viên lễ tân văn phòng cần kỹ năng gì?
Nhân viên lễ tân cũng có thể đảm nhận một số chức năng kiểm soát ra vào bằng cách xác minh danh tính nhân viên, cấp thẻ khách, quan sát và báo cáo bất kỳ người lạ hoặc hoạt động bất thường hoặc đáng ngờ nào.
Bạn đang xem: lễ tân hành chính là gì
Đáng xem: Tổng hợp Tiếng Anh chuyên ngành: Từ vựng về khách sạn, nhà hàng
Do là người tiếp xúc khách hàng đầu tiên, vậy nên điều mong đợi của hầu hết các tổ chức là lễ tân luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và chuyên nghiệp, bất kể hành vi của khách thế nào. Một số phẩm chất cá nhân mà nhân viên lễ tân cần phải có để hoàn thành công việc bao gồm sự chu đáo, ngoại hình chỉnh chu, chủ động, trung thực, chín chắn, tôn trọng bí mật và sự thận trọng, thái độ tích cực và đáng tin cậy. Đôi khi, công việc có thể căng thẳng do phải tương tác với nhiều người khác nhau với nhiều kiểu tính cách khác nhau và phải thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
Nhân viên lễ tân văn phòng thường làm những việc sau:
– Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp cuộc gọi điện thoại. – Chào hỏi khách hàng ghé thăm và những vị khách khác và đưa họ đến các điểm đến cụ thể. – Góp phần đảm bảo an ninh cho văn phòng bằng cách giúp giám sát việc ra vào của khách. – Nhận hoặc gửi thông tin hoặc tài liệu bằng máy tính, thư hoặc máy fax. – Thực hiện các tác vụ hỗ trợ quản trị khác, chẳng hạn như giữ lịch cuộc hẹn. – Sao chép, lưu trữ và duy trì tài liệu và hồ sơ. – Thu thập, phân loại, phân phối và chuẩn bị gửi thư và chuyển phát nhanh. – Xử lý và chuẩn bị phiếu du lịch hoặc các tài liệu khác.
Nên xem: Mách bạn Dịch vụ là gì? Chất lượng dịch vụ và bộ phận lễ tân trong khách sạn
Công việc lễ tân văn phòng phù hợp cho phái nữ
Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng nghe có vẻ nhàn hạ, nhưng đôi khi cũng có những nơi có thể bận rộn, mệt mỏi, lặp đi lặp lại và căng thẳng vì họ có thể dành cả ngày để trả lời điện thoại liên tục đổ chuông và đôi khi gặp phải những người khó tính hoặc bực bội. Do đó, lễ tân cần có phong thái điềm tĩnh, kiên trì nhất định để hoàn thành nhiệm vụ.
Tùy thuộc vào ngành, vị trí lễ tân có thể có cơ hội kết nối để thăng tiến lên các vị trí khác trong một lĩnh vực cụ thể. Một số người có thể sử dụng loại công việc này như một cách để làm quen với công việc văn phòng hoặc để tìm hiểu các chức năng hoặc vị trí khác trong một công ty. Trong khi một số người lại coi công việc này như công việc tạm thời, việc làm part time để có thêm thu nhập duy trì cuộc sống khi chờ đợi một công việc tốt hơn.